无论是行政单位、事业单位还是企业,也不论是上市公司、中小企业还是微企私企,只要有会计存在的地方,会计都会面对无止无尽的各种报销,而受到的报销无票据五花八门,形形色色,真真假假。

前些年,超市消费可以直接要求开成什么“办公用品”之类的可以用来报销的发票,随着国家税总最发票的管理越发严格,不仅对报销的票据要求越来越多,对开票单位的发票开具内容进行了严格管控,导致了在财务报销审核中,财务工作需要花大量的时间来审核票据的同时,免不了和报销人不断的扯皮。似乎在报销人看来,只要是发票就应该可以报销,你给他指出错误,他还以为你在故意给他找茬,和他过不去。

如今电子发票也越来越多,绝大部分的单位还是要求电子发票打印出来,同纸质发票一起报销,这样一样,电子发票就没有了防伪、唯一性标识措施了,在报销过程中很容易被重复报销,这些重复报销过程中有一些可能是无心之失,并非有意为之;但也避免不了有人故意浑水摸鱼。会计人员面对这种情况,不仅需要验证发票真伪,还要验证发票有没有重复报销记录,无端的增加了大量的工作。

遇到这种,是不是感觉到心累,但又不得不面对。其实,所谓有术业有专攻,你完全可以做到省心有不会出错。

做好员工入职培训

企业在员工入职的时候都有入职培训,培训内容肯定少不了报销流程,作为会计狗,应该整理一些完整的报销流程材料,材料中不仅应该包含报销流程,也应该包含报销凭证填写规范、报销票据粘贴规范、以及发票开具要求等内容。

把费用报销基本要求作为企业管理制度

票据与实际业务吻合

这是费用报销中最基本的常识知识,比如:小伙伴们去采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票,这样牛头不对马嘴,自然不允许报销。

附件能有力支撑费用发生的真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性,比如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字,财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

取得的发票类别符合税法要求

在这里给大家总结一下:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销,但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

涉及专票报销尽可能价税分离填写

提醒小伙伴,报销过程中涉及到专票报销的,在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写,这样方便财务后期的账务处理。

附件中文件表单符合内部管理流程

这点要求至关重要,一定要告诉小伙伴们,很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见,报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。

采用必要的工具解决电子发票重复报销的问题

电子发票将会越来越普遍,但将电子发票打印出来报销的情况也还要持续很长的时间,因此,电子发票重复报销的风险一直存在,需要会计人员自己想办法防范这种封信。

会计人员可以通过使用微信小程序中的电子发票查重工具进行电子发票查重,只需要早微信中搜索相关文字字(比如:电子发票查重工具)就可以快速打开这类工具。

不需要安装,直接扫描发票上的二维码就可以立马识别发票的基本信息,自动建立发票报销台账,而且如果是重复报销单发票,扫描后自动提示并显示报销信息,让电子发票重复报销的问题彻底杜绝。

我们财务虽然是报销流程最后一道关,但绝不是公司税务风险的背锅侠!很多时候,报销只能迫于老板和其他各部门的压力硬生生的,把一些没有发票的白条,三流不符的业务给报销了!我们拿着卖白菜的工资,却顶着卖白粉的风险。我们别无他求,只需要大家的理解与配合!